Система автоматизированного учета и инвентаризации материальных ценностей
В процессе эксплуатации сложных технических устройств, перед компанией-оператором стоит задача по учету движения как самих устройств, так и их отдельных компонентов (установка нового оборудования, техническое обслуживание, ремонт и замена вышедших из строя блоков).
Очевидно, что когда идет счет на сотни и тысячи компонентов, требующих обслуживания и ремонта, не обойтись без Системы по автоматизированному учету и инвентаризации материальных ценностей (технических устройств)
Внедрение Системы позволяет решить следующие задачи:
- Повышение эффективности и достоверности учета движения материальных ценностей;
- Уменьшение вероятности ошибок, вызванных «человеческим фактором»;
- Сокращение трудозатрат и временных издержек по учету движения материальных средств;
- Уменьшение вероятности воровства и несанкционированного использования материальных средств;
- Оптимизация процесса по ремонту и техническому обслуживанию материальных средств;
- Улучшение контроля за составом, местонахождением и перемещением материальных ценностей;
- Возможность обработки полученных материалов для создания системы внутреннего контроля и принятия управленческих решений.
Система автоматизированного учета и движения основных средств представляет из себя программно-аппаратный комплекс. Система состоит из:
Аппаратной части:
- Специализированный принтер печати штриховых кодов с комплектом расходных материалов;
- Компьютер с установленным программным обеспечением
- Принтер печати штрих кодовых этикеток
- Терминалы сбора данных
Программной части:
- База данных материальных средств и комплектующих
- Программное обеспечение для учета
- Программа, установленная на терминале сбора данных.
- Терминальное программное обеспечение
Назначение базы данных:
Хранение сведений о товарно-материальных ценностях:
- Наименование;
- Инвентарный номер;
- Серийный номер;
- Местонахождение (склад, где установлено, ремонт);
- Дата ввода в эксплуатацию; • Дата окончания эксплуатации;
- Обеспечение двухстороннего обмена данными с учетной системой Заказчика;
- Обеспечение двухстороннего обмена данными с терминалами сбора данных; Сведения о материальных ценностях могут быть изменены\дополнены с учетом требований Заказчика.
Назначение автоматизированного рабочего места:
- Отображение сведений о материальных ценностях;
- Редактирование сведений о материальных ценностях;
- Печать этикеток со штриховым кодом для маркировки материальных ценностей;
- Формирование и вывод на печать необходимых отчетов:
- Отчет об изменении сведений о материальных ценностях;
- Отчет о движении материальных ценностей;
- Отчет о проведенных инвентаризациях.
Назначение терминала сбора данных
- Идентификация материальных ценностей путем сканирования штрихового кода с этикетки;
- Отображение информации о материальных ценностях на дисплее терминала;
- Редактирование данных о материальных ценностях.
Эксплуатация системы происходит следующим образом: оборудование и запчасти, не имеющие заводского штрих кода, маркируются этикетками. Штрих коды с этикеток считываются на складе при выдаче и приемке, таким образом, проводится учет движения материальных ценностей. Инженер-ремонтник, приехавший на место эксплуатации оборудования, фиксирует свои действия при помощи мобильного терминала, считывая штрих коды с запчастей, использованных при ремонте. При считывании штрих кода, инженер видит на экране наименование запчасти, еще раз убеждается в правильности своих действий. Диспетчер в офисе может получить любую информацию, построив следующие отчеты:
- Отчет об изменении сведений о материальных ценностях
- Отчет о движении материальных ценностей
- Отчет о проведенных инвентаризациях